Tìm nguồn hàng không chỉ là tìm nơi có giá thấp nhất. Với doanh nghiệp bán lẻ hoặc phân phối, chất lượng thông tin đầu vào và khả năng kiểm soát supplier mới là nền tảng để giảm rủi ro.
1. Chuẩn hóa yêu cầu sản phẩm
Mô tả rõ tên sản phẩm, vật liệu, kích thước, màu sắc, tiêu chuẩn chất lượng, đóng gói, số lượng dự kiến và mức giá mục tiêu. Nếu chỉ gửi một hình ảnh tham khảo, supplier rất dễ hiểu khác nhau về cùng một sản phẩm.
2. Tìm nhiều nguồn để so sánh
Không nên phụ thuộc vào một supplier ở vòng đầu. Hãy so sánh tối thiểu theo năng lực cung ứng, MOQ, thời gian sản xuất, chính sách mẫu, điều kiện thanh toán và khả năng cung cấp chứng từ.
3. Xác minh supplier
Kiểm tra tư cách doanh nghiệp, lịch sử giao dịch, hình ảnh nhà máy/kho, danh mục sản phẩm, chứng nhận phù hợp nếu có và mức độ phản hồi. Với đơn hàng lớn, cần cân nhắc kiểm tra thực địa hoặc sử dụng bên thứ ba.
4. Chốt mẫu và tiêu chuẩn nghiệm thu
Mẫu được duyệt nên trở thành chuẩn tham chiếu cho lô hàng. Cần thống nhất các tiêu chí có thể đo được thay vì chỉ mô tả “chất lượng tốt”.
5. Tính tổng chi phí landed cost
Giá mua chỉ là một phần. Cần cộng chi phí nội địa Trung Quốc, kiểm hàng, đóng gói, vận chuyển quốc tế, thuế, phí thông quan, kho và tỷ lệ hao hụt.
6. Quản lý tiến độ và chứng từ
Lập milestone cho đặt cọc, sản xuất, kiểm hàng, thanh toán, vận chuyển và bàn giao. Chứng từ nên được rà soát trước khi hàng rời điểm xuất phát.
7. Đánh giá sau mỗi đơn hàng
Ghi lại tỷ lệ lỗi, chậm tiến độ, phản hồi của khách hàng và chi phí thực tế. Đây là dữ liệu để xếp hạng supplier và quyết định có tiếp tục hợp tác hay không.
Một quy trình sourcing tốt phải giúp doanh nghiệp biết rõ mình đang mua gì, từ ai, với tiêu chuẩn nào và tổng chi phí thực tế là bao nhiêu.