Nhập khẩu hiệu quả đòi hỏi phối hợp giữa sourcing, mua hàng, logistics, chứng từ, tài chính và kho. Việc tách rõ từng checkpoint giúp giảm lỗi truyền thông và phát sinh chi phí.
Bước 1: Xác định mã hàng và điều kiện thương mại
Chốt SKU, số lượng, giá, Incoterms nếu áp dụng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và trách nhiệm của từng bên.
Bước 2: Rà soát yêu cầu nhập khẩu
Xác định mã HS dự kiến, chính sách mặt hàng, nhãn, kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy phép nếu có. Đây là phần cần đối chiếu theo quy định hiện hành và từng loại sản phẩm.
Bước 3: Kiểm hàng trước khi vận chuyển
So sánh hàng thực tế với mẫu, PO và tiêu chuẩn đã duyệt. Ghi nhận bằng biên bản/hình ảnh để xử lý sai lệch trước khi hàng rời kho supplier.
Bước 4: Kiểm soát chứng từ
Đối chiếu invoice, packing list, vận đơn, chứng từ xuất xứ và các tài liệu liên quan để giảm sai lệch dữ liệu khi khai báo.
Bước 5: Nhập kho và đối soát
Khi hàng về, đối chiếu số lượng, tình trạng, batch/lot, chi phí thực tế và cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý kho/bán hàng.
Mỗi đơn nhập khẩu nên có một hồ sơ điện tử tập trung để bộ phận mua hàng, logistics, kế toán và kho cùng tham chiếu.